Verantwortlich für die Datenverarbeitung
RETTET DAS KIND-Österreich
1150 Wien, Pouthongasse 3
+43 (0) 1 982 62 16
FAX +43 (0) 1 982 62 16 – 217
www.rettet-das-kind.at
Im Folgenden finden Sie unsere Datenschutzinformationen nach Anwendungsbereichen gegliedert. Sollten Sie Fragen haben, die in dieser Datenschutzerklärung nicht geklärt wurden, oder Sie weitergehende Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns.
RETTET DAS KIND-Österreich ist sich der Wichtigkeit des Schutzes personenbezogener Daten bewusst.
Personenbezogene Daten sind Daten, die geeignet sind, eine Person eindeutig zu identifizieren. Hierunter fallen Daten wie z.B. richtiger Name, Adresse oder Telefonnummer.
Ihre persönlichen Daten werden nur gemäß den Bestimmungen der geltenden Datenschutzbestimmungen verwendet. Um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, verpflichtet sich RETTET DAS KIND-Österreich daher zu folgenden Grundsätzen:
Ihre Datenschutzrechte
Es ist RETTET DAS KIND-Österreich ein Anliegen, Ihnen gegenüber in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten so transparent wie möglich zu sein. Daher stehen Ihnen die im Folgenden aufgelisteten Rechte in Bezug auf Ihre Daten mit Wirkung für die Zukunft zu, welche von Ihnen jederzeit uns gegenüber geltend gemacht werden können:
Ihnen stehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.
Die Geltendmachung Ihrer Rechte ist an keine besondere Form gebunden, wir behalten uns aber das Recht vor, einen Identitätsnachweis einzufordern, sollte das notwendig sein. Es entstehen Ihnen dabei keine anderen Kosten als die Übermittlungskosten durch das von Ihnen gewählte Übermittlungsmedium (z.B. E-Mail, Post etc.).
Auch als Betreiber der Webseite www.rettet-das-kind.at nimmt RETTET DAS KIND-Österreich den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Unsere Webseite kann Links zu Webseiten anderer Anbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung jedoch nicht erstreckt. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG). In den vorliegenden Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Webseite.
Allgemeines
Unser Online-Angebot kann grundsätzlich ohne Offenlegung der Identität genutzt werden. Die nachfolgenden Erläuterungen geben Ihnen einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz gewährleisten und welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben werden.
Wir speichern lediglich allgemeine Zugriffsdaten ohne direkten Personenbezug. Diese Daten beinhalten z.B. Uhrzeit Ihres Besuchs, den Namen Ihres Internet Service Providers, die Internetseite, von der aus Sie unsere Webseite aufrufen oder Daten zu von Ihnen abgerufenen Dateien.
Wenn Sie per Formular auf der Website oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert; sofern keine weitere Beziehung zwischen Ihnen und uns fortbesteht, werden diese Daten gelöscht. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
Spendenformular
Sie sind nicht verpflichtet bei einer Spende an uns personenbezogene Daten bereitzustellen, eine anonyme Spende ist auch weiterhin möglich.
Sollten Sie Daten freiwillig bereitstellen verarbeiten wir diese Daten; regelmäßig werden das folgende Daten sein:
Die Datenverarbeitung erfolgt, um
Sollte eine eindeutige Zuordnung nicht möglich sein, dürfen wir Sie ggf. direkt kontaktieren, um Ihnen möglichst wenige Umstände insb. bzgl. der Absetzbarkeit Ihrer Spende zu bereiten.
Geben Sie uns daher Ihre Daten bekannt, gehen wir davon aus, dass wir diese verarbeiten dürfen, und Sie eine steuerliche Absetzbarkeit wünschen. In diesem Fall werden Ihre Daten von uns an unseren Dienstleister (»DIRECT MIND«) weitergeleitet, der insb. auch den für die Absetzbarkeit notwendigen Abgleich ihrer steuerlichen Daten gem. §18 Abs. 8 EStG mit dem BMF durchführt.
Patenschaftsformular
Wenn Sie Interesse an einer Patenschaft haben bzw. sich entscheiden, eine Patenschaft für ein Kind zu übernehmen, bieten wir die Möglichkeit, dass Sie uns notwendige Daten von sich gleich über unsere Website bereitstellen, um Ihnen Informationsmaterial zukommen oder die von Ihnen gewünschte Patenschaft einrichten zu können. In diesem Fall benötigen wir von Ihnen:
Alle Angaben sind freiwillig. Bitte beachten Sie aber, dass wir ohne Telefonnummer keinen telefonischen und ohne Name und Adresse keinen schriftlichen Kontakt mit Ihnen aufnehmen können bzw. Ihnen kein Informationsmaterial zukommen lassen können. Die Angabe Ihres Geburtsdatums ist jederzeit freiwillig und wird nur benötigt, wenn Sie Ihre Patenschaft steuerlich geltend machen wollen.
Die uns zur Verfügung gestellten Daten werden ausschließlich in Übereinstimmung mit den hier beschriebenen Grundsätzen und unter Einhaltung geltender Datenschutzregelungen verarbeitet. Wir verwenden die von Ihnen übermittelten Daten nur zur Erfüllung und Abwicklung Ihres Patenschaftswunsches und, wenn von Ihnen gewünscht (indem Sie uns Ihr Geburtsdatum nennen), für die steuerliche Geltendmachung Ihrer Patenschaft. Es werden mit Ihren Daten insb. keine Benutzerkonten für diese Website oder Ähnliches eingerichtet. Ihre Daten sind daher niemals über das Internet abrufbar.
Für steuerliche Zwecke werden nur Ihre steuerlich relevanten Daten von uns an unseren Dienstleister (»Direct Mind«) weitergeleitet, der einen Abgleich dieser Daten gem. §18 Abs. 8 EStG mit dem BMF durchführt.
Weitere Informationen zur Spendenabsetzbarkeit
Für nähere Informationen verweisen wir Sie auf die Webseite des Bundesministeriums für Finanzen (BMF):
Datensicherheit
Bei der Übertragung Ihrer Daten wird das sogenannte SSL (Secure Socket Layer) -Sicherheitsverfahren genutzt, das an der Darstellung eines geschlossenen Schlüssel- bzw. Schloss-Symbols in der Statusleiste Ihres Internet-Browsers erkennbar ist.
Allgemeines
Zum Abschluss einer Patenschaft können Sie uns per Webseite, E-Mail, Telefon, Brief oder ein anderes Medium gerne kontaktieren.
RETTET DAS KIND-Österreich ist der Schutz Ihrer Daten und der Daten unserer Patenkinder ein außerordentlich wichtiges Anliegen. Es werden daher allenfalls folgende Daten von RETTET DAS KIND-Österreich verarbeitet, soweit Sie von Ihnen bereitgestellt werden und es für Ihre Patenschaft notwendig ist:
Ihre Daten werden von uns spätestens drei Jahre nach Einhaltung etwaiger gesetzlicher, insb. steuer- und unternehmensrechtlicher, Aufbewahrungsfristen gelöscht.
Steuerliche Absetzbarkeit
Falls Sie eine steuerliche Absetzbarkeit Ihrer Patenschaft wünschen, müssen wir gem. § 18 Abs. 8 EStG Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und Ihre geleisteten Zahlungen an die zuständige Finanzbehörde mittels elektronischen Datenaustauschs weiterleiten. Für die Datenübertragung an das Finanzamt nehmen wir die Dienste unseres Partnerunternehmens »DIRECT MIND« in Anspruch. Ihre Einwilligung bzgl. steuerlicher Absetzbarkeit und der damit notwendigen Datenverarbeitung nehmen wir als erteilt an, wenn Sie uns Ihr Geburtsdatum bekanntgeben. Eine Bekanntgabe Ihres Geburtsdatums ist daher nur notwendig, wenn Sie eine steuerliche Absetzbarkeit wünschen.
Post an Ihre Patenkinder
Um das Wohl, den Schutz und die Wahrung der Interessen unserer Patenkinder sicherzustellen, ist es notwendig, dass der Inhalt von Briefen oder Paketen zwischen Paten und Patenkindern von geschulten und auf den Datenschutz verpflichteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zumindest in Stichproben kontrolliert wird. Hierfür ist die Einwilligung der Paten erforderlich, dass Briefe und Pakete, die an Patenkinder geschickt werden, von RETTET DAS KIND-Österreich und/oder den Partnerorganisationen geöffnet werden dürfen. Ohne eine Einwilligung können Briefe oder Pakete nicht an unsere Patenkinder weitergegeben werden. Das passiert ausschließlich im Interesse der Patenkinder.
Eine Einwilligung kann explizit oder konkludent gegeben werden. Im Sinne einer praktikablen Lösung sehen RETTET DAS KIND-Österreich und unsere Partnerorganisationen daher eine Einwilligung als gegeben an, wenn Sie Briefe oder Pakete an Ihr Patenkind senden. Inhalte Ihrer Post werden – außer aus zwingenden gesetzlichen Gründen – niemals aufbewahrt, anderweitig verarbeitet oder an Dritte weitergegeben.
Pakete schicken die Paten im Allgemeinen direkt an unsere Partnerorganisationen. Briefe schicken die Paten im Allgemeinen an RETTET DAS KIND-Österreich und werden von uns an die Partnerorganisationen weitergeleitet. Es ist daher ggf. notwendig, Ihre Post in das EU/EWR-Ausland weiterzusenden.
Ihre Datenschutzrechte im Ausland
Datenschutzrechte bzgl. der Post, die im Rahmen einer Patenschaft in das EU/EWR-Ausland weitergeleitet wurde, richten sich nach den Datenschutzgesetzen und sonstigen Bestimmungen der jeweiligen Zielländer. Wir weisen daher ausdrücklich darauf hin, dass in diesen Ländern mitunter andere Datenschutzgrundsätze mit möglicherweise niedrigerem Schutzniveau gelten, auf deren Umsetzung oder Einhaltung RETTET DAS KIND-Österreich keinen Einfluss hat.
Datenschutzrechte unserer Patenkinder
Beachten Sie, dass auch unsere Patenkinder Datenschutzrechte haben. Bitte behandeln Sie daher die Daten und Informationen, die Sie im Zuge einer Patenschaft von Ihrem Patenkind erhalten, vertraulich und gehen Sie sorgsam damit um.
Begriffe
„Betroffene Personen“ sind Personen, deren Daten verarbeitet werden.
„Verantwortlicher“ ist jenes Unternehmen (oder Behörde, Stelle), welches alleine über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen kann. Es bestimmt also ob und wie eine Datenverarbeitung durchgeführt wird. Das Unternehmen ist auch rechtlich verantwortlich dafür, dass alles korrekt abläuft. Betroffene Personen können Ihre Rechte laut DSGVO gegenüber dem Verantwortlichen geltend machen.
Ein „Auftragsverarbeiter“ (oder Dienstleister) arbeitet im Auftrag des Verantwortlichen und darf mit den Daten nur das tun, wofür er einen schriftlichen Auftrag erhalten hat.
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine Person beziehen. Solange die Person mit diesen Informationen erkannt und von anderen Personen unterschieden werden kann.
„Verarbeitung“ von Daten steht für alles, was man mit Daten machen kann: Kopieren, löschen, drucken, ändern, übermitteln, usw.
Postalische Aussendungen an bestehende SpenderInnen und InteressentInnen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Personenstammdaten, SpenderInnenhistorie, Zielgruppen) zur Vorbereitung und Durchführung von postalischen Informations- und Spendenaktionen. Hierbei greifen wir auf einen Auftragsverarbeiter mit dem Sitz in Österreich zurück. Zweck dieser postalischen Aussendungen ist die Gewinnung von finanziellen Mitteln für unsere Projekte und die Öffentlichkeitsarbeit für unsere Anliegen und Ziele. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO und Erwägungsgrund 47 DSGVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung stellt gemäß Erwägungsgrund 47 DSGVO ein berechtigtes Interesse dar, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung des berechtigten Interesses erforderlich ist. Wir verfolgen dabei im Interesse der Öffentlichkeit liegende Ziele gemäß Art. 4a EStG bzw. Art. 34 ff BAO. Die Erfüllung dieser öffentlich anerkannten Organisationsziele ist ohne Spenden nicht möglich und somit sind unsere Informations- und Spendenaktionen erforderlich – auch um auf unser Anliegen und unsere Ziele im Sinne unserer Öffentlichkeitsarbeit aufmerksam zu machen.
Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Werbezwecken und zur Öffentlichkeitsarbeit ist jederzeit unbegründet möglich.
Zielgruppenauswahl betreffend bestehende SpenderInnen für unsere Spendenaktionen und unsere Öffentlichkeitsarbeit
Wir verarbeiten personenbezogene Daten (Spendenbeträge, Zeitpunkte der Spenden) zu Analysezwecken, insbesondere um zielgerichtete Aktionen zur Erfüllung unserer Vision durchzuführen. Damit sollen vor allem auch den Interessen von SpenderInnen und SponsorInnen bestmöglich entsprochen und Streuverluste vermieden werden. Dies soll auch dafür sorgen, dass eingeworbene finanzielle Mittel, im Interesse sämtlicher Personen, die uns unterstützen, möglichst kostensparend eingesetzt werden.
Deshalb führen wir, mit der Unterstützung eines Auftragsverarbeiters mit dem Sitz in Österreich, eine automatisierte Zielgruppenauswahl für unsere Kampagnen durch. Hierbei verwenden wir einen Prozess, der unsere UnterstützerInnen nach der Höhe ihrer Spende, nach der Häufigkeit der Spende, dem Spendenthema und dem Zeitpunkt der letzten Spende gruppiert, um, wie oben erwähnt, möglichst zielgerichtete Aktionen durchführen zu können und um Streuverluste zu vermeiden. Diese Gruppierung entfaltet keine negativen rechtlichen, physischen oder finanziellen Auswirkungen oder kann dazu genutzt werden automatisierte Entscheidungsfindungen zu treffen, die Rechtswirkung gegenüber den bewerteten Personen entfalten, oder diese in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen. Mögliche Auswirkung dieser Gruppierung ist die Berücksichtigung oder die etwaige Nichtberücksichtigung bei unseren Informations- und Spendenaktionen. Die von uns getroffene Gruppierung geben wir nicht an Dritte weiter. Betroffene können jederzeit ihre Rechte laut DSGVO ausüben und insbesondere ihre Daten bei uns löschen lassen können.
Rechtsgrundlage für die Zielgruppenauswahl ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO an einer zielgerichteten und effizienten Kommunikation mit unseren SpenderInnen und InteressentInnen. Im Zuge der gerade beschriebenen Vorgehensweise und der möglichen Auswirkungen auf die Betroffenen gehen wir aus den genannten Gründen von einem überwiegen unserer berechtigten Interessen aus.
Postalische Aussendungen zur Gewinnung von neuen UnterstützerInnen
Um InteressentInnen über unsere Arbeit zu informieren und UnterstützerInnen zu gewinnen, werden uns personenbezogene Daten (Name und Anschrift) fallweise zur einmaligen Verwendung für die Durchführung einer postalischen Informations- und Spendenaktion über das Direktmarketingunternehmen
DIRECT MIND GmbH
Technologiestraße 8
Postfach 207
A-1121 Wien
Link für Datenschutzanfragen: https://directmind.schuetzt-meine-daten.dev
Kontakt für Datenschutzfragen:
bereitgestellt. Wir haben für die Produktion dieser Aussendungen eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO (gemeinsame Verantwortlichkeit) mit DIRECT MIND GmbH abgeschlossen. DIRECT MIND GmbH verarbeitet im Zuge dieser Vereinbarung personenbezogene Daten, welche sie von den Inhabern der Ursprungsdateisysteme (Datenquelle) erhalten haben, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte auf diese Daten. Die Inhaber der Ursprungdateisysteme werden auf jede Aussendung von uns angedruckt. Durch eine Nachricht an die Inhaber der Ursprungsdateisysteme oder an DIRECT MIND GmbH kann der Verarbeitung der Daten zu Werbezwecken widersprochen und weitere Informationen angefordert werden.
Erst nach einer Spende auf diese Aussendung gehen die personenbezogenen Daten (Personenstammdaten, Spende, Herkunft, Datum der Spende, Aktion auf welche die Spende zugeordnet wird, Daten, die wir im Zuge der Spendenübermittlung von den Banken erhalten) in unsere Datenbank über. Dies ist für den Abschluss der Spende notwendig. Vorher haben wir keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Die auf diese Weise gespeicherten Daten verarbeiten wir dann auch zur Durchführung und Planung von Werbeaussendungen (Punkt III und IV dieser Datenschutzerklärung).
Zweck dieser postalischen Aussendungen ist die Gewinnung von neuen UnterstützerInnen und Öffentlichkeitsarbeit für unsere Anliegen und Ziele. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO und Erwägungsgrund 47 DSGVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zum Zwecke der Direktwerbung stellt gemäß Erwägungsgrund 47 DSGVO ein berechtigtes Interesse dar, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung des berechtigten Interesses erforderlich ist. Wir verfolgen dabei im Interesse der Öffentlichkeit liegende Ziele gemäß Art. 4a EStG bzw. Art. 34 ff BAO. Die Erfüllung dieser öffentlich anerkannten Organisationsziele ist ohne Spenden nicht möglich und somit sind unsere Informations- und Spendenaktionen erforderlich.
Rechtsgrundlage für die Erfassung der Spenden in unserer elektronischen Datenbank ist Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO iVm §§ 190, 212 UGB, §§ 131 BAO ff (gesetzliche Pflicht).
Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten zu Werbezwecke oder die Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß DSGVO ist jederzeit möglich. Entsprechende Fragen können Sie an uns, an DIRECT MIND GmbH oder an den Inhaber des Ursprungdateisystems richten.
Unsere Sperrliste und Hinweis auf die Robinsonliste der WKÖ
Unsere Sperrliste
Wir können in unserem Verantwortungsbereich eine Verarbeitung der Daten zum Zweck künftiger Kontaktaufnahmen nur dann ausschließen, wenn wir die bloßen Identitätsdaten (Vor- und Nachnamen und Anschrift) auf unsere Sperrliste setzen. Erreicht uns ein entsprechend an uns gerichteter Widerspruch oder ein Löschbegehren nehmen wir eine solche Eintragung vor. Adressverlage und Direktmarketingunternehmen stellen uns fallweise im Rahmen ihrer Tätigkeit rechtskonform Adressdaten für postalische Aussendungen zur Verfügung. Im Zuge dieses Verfahrens könnten Betroffene – zum Beispiel nach der Löschung ihrer Daten aus unserer Datenbank – wieder eine Aussendung von uns erhalten, wenn wir keine entsprechende Eintragung in unserer Sperrliste haben, gegen die ein Abgleich vor Postaufgabe möglich ist. Rechtsgrundlage für diese Eintragung in unsere Sperrliste ist Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO (unser berechtigtes Interesse): Eine Löschung auf Grund eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung muss unbegrenzt beachtet werden. Dies ist in unserem Verantwortungsbereich nur durch einen Eintrag in unsere interne Sperrliste möglich.
Ein Widerspruch gegen die Eintragung in unserer Sperrliste ist jederzeit unbegründet möglich. Entweder elektronisch an , postalisch an RETTET DAS KIND Österreich, Pouthongasse 3, 1150 Wien oder auch telefonisch unter 0043 (1) 982 62 16 kontaktieren. Mit der Löschung der Daten aus der Sperrliste können wir nicht mehr den Widerspruch gegen die Datenverarbeitung durch uns gewährleisten.
Die Daten auf unserer Sperrliste löschen wir nach Zweckerfüllung oder nach Widerspruch. Gesperrte Daten in unserer Datenbank werden zu keinem anderen Zweck verwendet und von uns nicht an Dritte weitergegeben – außer es gibt hierfür einen zwingenden rechtlichen Grund.
Bei der Verwaltung unserer Sperrliste unterstützt uns ein Auftragsverarbeiter mit dem Sitz in Österreich, der entsprechend Zugriff auf diese Daten erlangen kann.
Eine weitere Möglichkeit, wie Werbeaussendungen vermieden werden können, wäre, neben einer Streichung aus der Kartei des Verantwortlichen des Dateisystems und einer Aufnahme in unsere Sperrliste, auch eine Eintragung in die Robinsonliste (siehe unten).
Robinsonliste
Personalisierte Briefwerbung, welche mit Daten von Adressverlagen und Direktmarketingunternehmen adressiert wurden, kann durch eine Eintragung in die Robinsonliste der Wirtschaftskammer Österreich ausgeschlossen werden:
Die Adresse lautet:
Wirtschaftskammer Österreich
Fachverband Werbung und Marketingkommunikation
Wiedner Hauptstraße 63, 1045 Wien
Das Antragsformular finden Sie auch unter: https://apppool.wko.at/Robinsonliste/Registrierung.aspx
Mit einem Eintrag in die Robinsonliste kann keine postalische Aussendung aus dem Ausland, Eigenwerbung von Unternehmen/Organisationen (bei einer bestehenden Beziehung: KundIn/SpenderIn), amtliche Informationen, politische Werbung, unadressierte Postwurfsendungen und Werbung per E-Mail, SMS, WhatsApp oder Fax ausgeschlossen werden.
Unadressierte Postwurfsendungen und Zeitungsbeilagen
Um Spenden für unsere Projekte zu gewinnen und um auf unsere Anliegen und Ziele aufmerksam zu machen, führen wir gelegentlich unadressierte Postwurfsendungen an Haushalte durch oder erhalten die Möglichkeit Zahlscheine in Zeitungen oder Magazinen beizulegen.
Im Zuge einer Spende auf die Postwurfsendung oder auf die Zeitungsbeilage übermitteln uns Banken im Zuge der Überweisung der Spenden oftmals auch die postalische Anschrift des Spenders/der Spenderin. Diese Daten erfassen wir dann mit der Spende in unserer elektronischen Datenbank und verarbeiten sie zur Planung und Durchführung von postalischen Werbeaktionen (siehe Punkte III. und IV. dieser Datenschutzerklärung).
Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Werbezwecken ist jederzeit unbegründet möglich durch eine Nachricht an uns.
SpenderInnenverwaltung unserer elektronischen SpenderInnendatenbank
Zur Verwaltung unserer SpenderInnen, unserer SponsorInnen und unserer InteressentInnen speichern wir diese in unserer elektronischen SpenderInnendatenbank, welche von einem Auftragsverarbeiter in Österreich gehostet und entwickelt wurde. Die gespeicherten Daten verarbeiten wir zu Werbezwecken, zur Verwaltung und zur Vertragserfüllung (z.B. im Rahmen eines SEPA Lastschriftmandats). Wir speichern in dieser Datenbank Personenstammdaten, Kommunikationsdaten, Eigenschaften, Personenstatus, Restriktionen, SpenderInnenhistorie, Zielgruppenzuordnung, Vertragsdaten, Bankverbindungsdaten und Daten, welche zur Einmeldung der Spenden an das Finanzamt relevant sind. Zu beachten ist aber, dass wir nicht immer zu allen Betroffenen alle hier aufgezählten Datenkategorien in unserer Datenbank führen.
Rechtsgrundlage für die Verwaltung unserer SpenderInnen, unserer SponsorInnen und unserer InteressentInnen in einer elektronischen Datenbank ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, da eine hohe Funktionalität und ein leichtes Auffinden der Daten und der damit einhergehenden effizienten Verwaltung und Bearbeitung zu unserem Erfolg beitragen. Des Weiteren verwalten wir personenbezogene Daten unserer SpenderInnen, unserer SponsorInnen und unserer InteressentInnen in unserer elektronische Datenbank auch auf Grund von Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO (Vertragsbeziehung und auch vorvertragliche Maßnahmen) und auch im Zuge unserer rechtlichen Verpflichtungen nach Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO iVm §§ 190, 212 UGB, §§ 131 BAO ff.
Einmeldung der Spenden an das Finanzamt
Als Zuwendungsempfänger nach der Sonderausgaben-Datenübermittlungsverordnung BGBl. II Nr. 289/2016 sind Spenden an uns steuerlich absetzbar, sofern uns alle diesbezüglichen Daten bekannt sind (Vor- und Nachnamen laut Meldezettel und Geburtsdatum). Liegen uns diese Daten vor und haben die Betroffenen einer Einmeldung ihrer Spenden nicht widersprochen, übermitteln wir sie gemäß unserer Pflicht an das Zentrale Melderegister zur Abfrage der bPK und der vbPK-SA – bPK und vbPK-SA sind Abfolgen von Zeichen, welche vom Zentralen Melderegister je SpenderIn vergeben werden und welche wir zur Einmeldung der Zuwendungen an das Finanzamt verwenden müssen. An die Abgabenbehörde (Finanzamt Österreich, Postfach 260, 1000 Wien) übermitteln wir dann jährlich die vbPK-SA und die jeweilige Jahresspendensumme.
Rechtsgrundlage hierfür ist unsere rechtliche Verpflichtung nach Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm § 18 Abs 8 EStG als Zuwendungsempfänger gemäß der Sonderausgaben-Datenübermittlungsverordnung BGBl. II Nr. 289/2016. Ein Widerspruch gegen die Datenübermittlung ist als Untersagung laut Art. 4 der Sonderausgaben-Datenübermittlungsverordnung BGBl. II Nr. 289/2016 möglich.
Bei der Einmeldung der Spenden an das Finanzamt unterstützt uns ein Auftragsverarbeiter mit dem Sitz in Österreich.
Achtung: Bitte beachten Sie, dass wir, bei einem Wunsch auf Löschung der Daten aus unserer SpenderInnendatenbank, zukünftig keine weitere Einmeldung der Spenden durchführen können – wir werten den Antrag auf Löschung als Widerspruch gegen die zukünftige Übermittlung der Spenden an das Finanzamt (als Untersagung laut Art. 4 der Sonderausgaben-Datenübermittlungsverordnung BGBl. II Nr. 289/2016) – bis uns die relevanten Daten erneut bekannt geben werden.
E-Mailings, Newsletter und Newsletteranalyse
Wir verarbeiten ebenso personenbezogene Daten zur Vorbereitung und Durchführung von digitalen Informations- und Spendenaktionen. Rechtsgrundlage hierfür ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm Art. 174 TKG. Ein Widerruf der Einwilligung ist jederzeit möglich, bspw. durch das Anklicken des Links in unseren elektronischen Aussendungen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hiervon jedoch nicht berührt. Zur Durchführung von elektronischen Aussendungen und dem Versand von Marketing-E-Mails beauftragen wir einen Auftragsverarbeiter mit Sitz in Österreich.
Zur Verbesserung der Erreichbarkeit und zur Datenpflege werden unsere elektronischen Nachrichten hinsichtlich Öffnungsrate, Klickrate, Klickverhalten, benutzte Devices, Internet Browser und des Betriebssystems analysiert. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wir führen diese Verarbeitung durch, um möglichst zielgerichtete Aktionen durchführen zu können und um unseren Datenbestand möglichst aktuell halten zu können. Damit sollen vor allem den Interessen unserer SpenderInnen entsprochen und Streuverluste vermieden werden. Dies soll auch dafür sorgen, dass die eingesetzten finanziellen Mittel möglichst kostensparend eingesetzt werden können. Diesen Verarbeitungen kann jederzeit widersprochen werden.
Spendenseite
Unser Spendenformular wird über eine Secure-Sockets-Layer (SSL)-Verbindung sicher aufgerufen und die darüber eingegebenen Daten sicher übermittelt. Sie erkennen die sichere Übermittlung an einem „versperrten” Schloss in der Statusleiste Ihres Internetbrowsers. Ihre Daten sind auf dem Weg von Ihrem Computer zu uns verschlüsselt und können erst wieder auf unserem Server gelesen werden. Ein Sicherheitszertifikat der Firma Thawte bestätigt die Authentizität.
Nach der Dateneingabe im Spendenformular, der anschließenden Datenvalidierung und mit Klick auf den „Absenden Button“ werden die Datenfelder des Online Formulars geleert und die eingetragenen Werte von Unzer und unserer Onlinedatenbank übernommen. Unzer ist ein zertifizierter und auditierter Paymentprovider nach PCIDSS. Dort werden die Daten nach 90 Tagen pseudonymisiert und nach 12 Monaten ab Transaktionsdatum gelöscht. 12 Monate deshalb, da Gutschriften solange möglich sind. Unzer schickt die Daten zu den jeweiligen Zahlungsmitteln (Sofortüberweisung, Paypal, Online Banking EPS, Paysafecard, Postfinance).
Bei einer Kreditkartenspende werden die Karten-Nummer und die CVC Zeile von Unzer pseudonymisiert und vom Kreditinstitut verifiziert. Wir speichern die Kreditkartendaten nicht. Anschließend werden die Zahlungen durchgeführt und die Daten gelöscht. Das Feld auf dem Formular zur Kreditkartendateneingabe wird von Unzer gestellt. Unzer speichert im Zuge der Bearbeitung der Kreditkartenzahlung folgende Daten: abgefragte Personendaten (Vor- und Nachname), zahlungsrelevante Daten, unique ID für jede Zahlung. Diese Daten sind für uns im Unzer-Händlerportal 1 Jahr lang einsehbar.
Die Unzer E-Com GmbH (Vangerowstraße 18, D-69115 Heidelberg) ist ein Zahlungsinstitut im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG), beaufsichtigt durch die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (Register-Nr. 122914). Zuständige Aufsichtsbehörde: Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin), Graurheindorfer Str. 108, 53117 Bonn.
Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, PLZ und Ort sind in unserem Formular Pflichtfelder, da wir nur so eine eindeutige Zuordnung Ihrer Spende in unserer Datenbank gewährleisten können.
Für die Erstellung, die Wartung der Spendenseite und für die Zahlungsverarbeitung ziehen wir einen Auftragsverarbeiter mit Sitz in Österreich hinzu.
Rechtsgrundlage für die Bereitstellung einer Spendenseite ist unser berechtigtes Interesse laut Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO an der Einrichtung einer digitalen Spendenmöglichkeit. Die Verarbeitung der Spendenzusagen basiert auf der Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs 1 lit b DSGVO).
Telefonische Kontaktaufnahme
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Vorbereitung und Durchführung von telefonischen Informations- und Spendenaktionen. Hierfür beauftragen wir einen Auftragsverarbeiter mit dem Sitz in Österreich. Rechtsgrundlage für die telefonische Kontaktaufnahme ist die Einwilligung gemäß Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm Art. 174 Abs 1 TKG. Wir verarbeiten hierfür Telefonnummern, welche uns über Rücksendeabschnitte in unseren postalischen Aussendungen, über Haustürwerbung, über Petitionen, über unsere Informationsstände, über unsere Anzeigen bei Facebook, über persönliche Gespräche oder unsere Spendensite erreichen. Ein Widerruf der Einwilligung ist jederzeit möglich. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird hiervon jedoch nicht berührt.
Vereinbarungen (Spendenzusagen, SEPA-Lastschriftmandate), die telefonisch abgeschlossen werden, bestätigen wir umgehend postalisch. Ein Rücktritt kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, ohne Angabe von Gründen, beim jeweiligen Kreditinstitut im Rahmen einer Rückweisung veranlasst werden.
Fragebogen
Für unsere Arbeit ist es enorm wichtig, zu wissen, was Sie als SpenderInnen dazu bewegt, uns zu helfen. Deshalb versenden wir von Zeit zu Zeit postalisch oder elektronisch Fragebögen. Rechtsgrundlagen für den Versand der Fragebögen sind Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigte Interesse an Direktwerbung für den postalischen Weg) und Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO iVm Art. 174 Abs 1 TKG (Einwilligung zur elektronischen Spendenkommunikation). Die Antworten aus dem Fragebogen sind für uns sehr wertvoll und sie helfen uns unsere SpenderInnen noch gezielter über unsere Themen zu informieren. Auch können wir so die Texte unserer Spendenaktionen ein wenig persönlicher gestalten.
Uns kann durch die Beantwortung des Fragebogens auch die Bereitschaft uns zu unterstützen mitgeteilt werden. Bei einer positiven Rückmeldung werden wir zu gegebener Zeit Kontakt mit den Betroffenen aufnehmen und ihnen dann unsere Projekte vorstellen.
Für diese beiden Verarbeitungen werden die Antworten in unserer Datenbank elektronisch erfasst. Die Fragebögen (in Papierform oder elektronisch) archivieren wir zu Nachweiszwecken.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitungen der Antworten des Fragebogens ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO, die uns durch das Ausfüllen und Zurückschicken des Fragebogens erteilt wird. Diese kann jederzeit widerrufen werden. Eine Löschung der Daten ist ebenfalls jederzeit möglich, sofern es keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt. Zu beachten ist, dass der Widerruf die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Wir verwenden die Fragebögen auch als Möglichkeit mit der Sie uns Ihre Identifikationsdaten für die Zwecke der Spendenabsetzbarkeit mitteilen können. Mit Bekanntgabe des Geburtsdatums und des vollständigen Namens laut Meldezettel melden wir die Spenden automatisch dem Finanzamt, sofern alle Daten korrekt sind. Wir verarbeiten auch das Geburtsdatum, um Geburtstagsgrüße zu versenden.
Die Übermittlung der Spenden an das Finanzamt nach Bekanntgabe des Geburtsdatums dient der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm § 18 Abs 8 EStG als Zuwendungsempfänger DSGVO). Eine Einmeldung der Spenden kann jederzeit untersagt werden.
Sofern Sie uns Ihr Geburtsdatum bekannt geben, kann es vorkommen, dass wir Ihnen Geburtstagsgrüße übermitteln. Die Verarbeitung des Geburtsdatums für die Zusendung von Geburtstagsgrüßen basiert auf unserem „berechtigten Interesse“ (Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO). Eine gute Beziehung zu unseren UnterstützerInnen ist uns sehr wichtig – wir bekommen laufend die Rückmeldung, dass diese Grüße auf positive Resonanz stoßen. Deshalb sehen wir diese Verarbeitung als angemessen an. Ein Widerspruch gegen das Zusenden von Geburtstagsgrüßen ist jederzeit ohne die Angabe von Gründen möglich.
Sollten uns durch den Fragebogen die E-Mail-Adresse und/oder die Telefonnummer freiwillig bekanntgeben werden, verarbeiten wir diese Daten, damit wir bei Rückfragen zur Spende oder für Fragen, die im Zuge der Erfassung des Fragebogens auftauchen, Kontakt aufnehmen können. Diese Kanäle nützen wir auch zu elektronischen und telefonischen Informationen über unsere Arbeit sowie Spendenwerbung (Spendenkommunikation).
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der E-Mail-Adresse und der Telefonnummer zur Spendenwerbung und zur Informationsübermittlung ist die Zustimmung (nach Art. 6 Abs 1 lit a DSGVO). Diese kann jederzeit widerrufen werden. Eine Löschung der Daten ist ebenfalls jederzeit möglich, sofern es keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gibt. Zu beachten ist, dass der Widerruf die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Wird uns der Fragebogen zurückgeschickt, versenden wir eine postalische Bedankung für die Mühe.
Ein Nichtausfüllen des Fragebogens führt zu keinen Nachteilen. Gegebenenfalls versenden wir eher postalische Zusendungen mit Themen, die für den Betroffenen weniger interessant sind. Das Geburtsdatum zur Einmeldung der Spenden kann Sie uns auch über unsere Spendenhotline, postalisch oder durch die Rücksendeabschnitte, die manchen Aussendungen beiliegen, bekanntgeben werden.
Verarbeitungen im Rahmen der Bearbeitung von Datenschutzanfragen
Im Rahmen der Bearbeitung von Datenschutzanfragen, verarbeiten wir jene personenbezogenen Daten, welche uns durch das jeweilige Ansuchen bekannt gegeben wurden, um diesbezügliche Suchabfragen in unseren Systemen durchzuführen. Des Weiteren speichern wir das von uns angefertigte Schreiben und den jeweiligen Antrag ab um im Zweifelsfall einen Nachweis für die Erfüllung unserer Pflicht gemäß DSGVO erbringen zu können. Gegebenenfalls geben wir dieses Schreiben als Einschreiben auf.
Im Zuge dieser Vorgehensweise speichern wir, gegebenenfalls neben den Daten aus unserer Datenbank, welche zum Beispiel in einem Auskunftsschreiben notiert sein könnten, auch die Daten, welche uns im Zuge des Antrages mitgeteilt wurden (zum Beispiel: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) und, sofern vorhanden, die Einschreibebestätigung der Österreichischen Post. Einen Identifikationsnachweis in Form eines Lichtbildausweises speichern wir nicht ab. Wir vermerken im Antwortschreiben nur die Ausweisnummer um bei Fragen hinsichtlich der Identifikation darauf verweisen zu können.
Diese personenbezogenen Daten finden keinen Eingang in unsere Datenbank, dienen ausschließlich der Durchführung von Suchanfragen zur Beantwortung des Datenschutzbegehrens und der Dokumentation der Erfüllung unserer Pflichten laut DSGVO, werden also nicht für andere Zwecke verwendet und nicht an Dritte im Sinne des Art. 4 Abs. 10 DSGVO weitergegeben – außer es gibt hierfür einen zwingenden rechtlichen Grund. Der Zugriff auf die so gespeicherten Daten ist innerhalb unserer Systeme stark reglementiert. Eine Datenübermittlung an einen Empfänger in einem Drittland findet nicht statt. Es besteht im Rahmen der Beantwortung der Datenschutzbegehren keine automatisierte Entscheidungsfindung.
Die auf diese Art und Weise gespeicherten Daten löschen wir nach einer bestimmten Frist automatisch. Diese bemisst sich nach Art. 24 Abs. 4 DSG und § 1489 ABGB (3 Jahre, solange kein Verfahren vorliegt).
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitungen im Rahmen der Bearbeitung von Datenschutzanfragen ist Art. 6 Abs 1 lit c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigte Interesse) zur Dokumentation der Bearbeitung der Anfragen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Bei der Bearbeitung von Datenschutzanfragen greifen wir auf einen Auftragsverarbeiter mit dem Sitz in Österreich zurück.
Bei jeder künftigen Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise werden wir diese Änderungen auf unserer Website bekannt geben. So sind unsere SpenderInnen, SponsorInnen und InteressentInnen immer darüber informiert, welche Information wir sammeln, wie diese Information verwendet wird, ob sie Dritten mitgeteilt werden und wenn ja, in welcher Weise.
Zweckänderungen
Personenbezogene Daten von SpenderInnen, SponsorInnen und InteressentInnen die auf vertraglicher Grundlage verarbeitet werden, werden wir auch zu Zwecken der Direktwerbung auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses für die Organisationsziele verwenden.
Ihre Daten werden keinem Dritten überlassen!
Unsere wichtigsten Auftragsverarbeiter
Für die Durchführung und Herstellung der oben genannten Informations- und Spendenaktionen, bei der Bearbeitung von Datenschutzanfragen, bei der Planung und Durchführung unserer Aussendungen und bei der Spenderverwaltung (inkl. der Einmeldung der Spenden an das Finanzamt) greifen wir auf einen Auftragsverarbeiter mit dem Sitz in Österreich zurück, der im Zuge seiner Tätigkeiten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erlangen kann, sofern er diese Daten zur Erfüllung seiner jeweiligen Leistung benötigt. Unser Auftragsverarbeiter ist vertraglich verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu implementieren, um eine datenschutzkonforme Verarbeitung der personenbezogenen Daten und den Schutz dieser Daten zu gewährleisten und die personenbezogenen Daten nach der Erfüllung der Verarbeitungstätigkeit, unter Berücksichtigung möglicher gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, zu löschen.
Dieser Auftragsverarbeiter ist:
Für die Personalisierung der Drucksorten wurde folgender Subauftragsverarbeiter beauftragt:
Folgender Subauftragsverarbeiter wurde zur Durchführung unserer E-Mail-Kampagnen hinzugezogen:
Aufbewahrungsdauer bzw. Bemessung der Aufbewahrungsdauer
Daten in unserer Datenbank löschen wir bei einem Wegfall des Verarbeitungszwecks, im Falle eines Widerrufs der Einwilligung, bei einem besonderen Widerspruch, soweit die betroffene Datenverarbeitung auf unsere berechtigten Interessen gestützt wird, sowie nach einer rechtlichen Löschungsverpflichtung. Bei einem Widerruf der Zustimmung oder einer Löschung werden die bisher gespeicherten Daten anonymisiert und in weiterer Folge lediglich für statistische Zwecke ohne Personenbezug weiterverwendet. Mittels des Widerrufs der Zustimmung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Zustimmung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Als Zuwendungsempfänger nach der Sonderausgaben-Datenübermittlungsverordnung BGBl. II Nr. 289/2016 sind Spenden an uns steuerlich absetzbar, sofern uns alle diesbezüglichen Daten bekannt sind. Wenn wir die Spenden der Abgabebehörde gemeldet haben, müssen wir die hierfür notwendigen Daten (den Namen, die Spendenhöhe, PLZ und auch das Geburtsdatum) nach Art. 132 Abs. 1 BAO jedenfalls 7 Jahre speichern, darüberhinausgehend solange sie für die Abgabenbehörde in einem anhängigen Verfahren von Bedeutung sind.
Alle SEPA-Lastschriftmandate, bzw. Daten zu den SEPA-Lastschriftmandaten sollten nach Vorgabe des Europäischen Zahlungsverkehrsausschusses aufbewahrt werden, solange das Mandat gültig ist und für die Dauer von mindestens 36 Monaten nach dem letzten Einzug.
Daten, welche über unsere Spendensite erhoben wurden, werden nach 90 Tagen in der Onlinedatenbank pseudonymisiert und nach 12 Monaten ab Transaktionsdatum gelöscht. 12 Monate deshalb, da Gutschriften solange möglich sind.
Datenschutzinformationen zu unseren Projekten und Einrichtungen im Burgenland finden Sie auf unserer Webseite für RETTET DAS KIND-Burgenland.